電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進行：

一

已建立電子檔案管理系統(tǒng)，實施了會計信息系統(tǒng)：

（1）與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化（不包括紙質憑證掃描，下同）：

可將電子發(fā)票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。

（2）與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現電子化：

可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存；整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。

二

無電子檔案管理系統(tǒng)：

1、實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化：

可將電子發(fā)票與相關的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結構建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子會計檔案臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結構建議如下表：

2、未實施會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證未實現電子化：

電子發(fā)票以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結構建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子發(fā)票臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結構建議如下表：

此外,保存電子發(fā)票時，應當采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內不會丟失并能被讀取。

納稅人收到增值稅電子專票時需注意：

1、在總局發(fā)票查驗平臺下載OFD閱覽器，用閱覽器可打開電子專票。

2、根據有關規(guī)定，電子專票采用電子簽名代替印章。

3、電子專票在發(fā)票監(jiān)制章上鼠標右鍵，點擊驗證，驗證結果“該簽章有效”等字樣，說明此專票有效且未被篡改。

4、該專票對應業(yè)務如屬可以抵扣進項稅額事項，在勾選平臺勾選確認申報抵扣，這一點與傳統(tǒng)紙票沒有區(qū)別。

5、由于電子發(fā)票的特性，在發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止、銷售折讓等情形時，只能開具紅字電子專票，不支持作廢。

納稅人關于電子發(fā)票常見的幾個問題：

01

紙質打印件能否單獨作為報銷入賬歸檔依據？

不能。根據財會〔2020〕6號的規(guī)定，各單位無論采用何種報銷、入賬方式，只要接收的是電子專票，則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子專票。

02

以電子發(fā)票報銷入賬歸檔，是否需要歸檔電子發(fā)票的紙質打印件？

分情況，相關法律對電子發(fā)票的管理提出了較為嚴格的要求，只有達到相應要求，才可以只歸檔電子發(fā)票，一般企業(yè)是達不到對應要求的，此時收到電子發(fā)票，電子文件和打印的紙質文件，均要歸檔保存。

依據：財會〔2020〕6號文第三條和《會計檔案管理辦法》第八條 

03

如何防范電子專票的紙質打印件重復報銷入賬？

電子專票的紙質打印件無防偽功能，很容易重復入賬，解決辦法：

（1）如果使用了財務軟件，可使用財務軟件相關功能。

（2）如果未使用財務軟件，可用電子表格建立臺賬，報銷時查詢是否已報銷過。

04

能用截圖或照片作為增值稅電子發(fā)票原件入賬或保存嗎？

電子發(fā)票原件是指由開票系統(tǒng)開出的，具有多重電子防偽技術的pdf或者ofd格式文件。電子發(fā)票原件進行復制，郵箱傳輸，通訊軟件傳輸都不影響發(fā)票原件的內容；但將發(fā)票通過轉換成圖片、拍照、截圖或打印后掃描等方式形成的圖片、文檔、PDF等格式的文件都不是有效的電子發(fā)票原件，不能代替電子發(fā)票原件進行入賬、歸檔。