電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進(jìn)行：

一

已建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)：

（1）與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同）：

可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等電子會(huì)計(jì)憑證通過(guò)歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長(zhǎng)期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）。

（2）與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等未實(shí)現(xiàn)電子化：

可單獨(dú)將電子發(fā)票通過(guò)歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長(zhǎng)期保存；整理、歸檔、長(zhǎng)期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）。

二

無(wú)電子檔案管理系統(tǒng)：

1、實(shí)施了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化：

可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等移交會(huì)計(jì)檔案管理人員保存，編制檔號(hào)，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時(shí)，建立電子會(huì)計(jì)檔案臺(tái)賬或者目錄，臺(tái)賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

2、未實(shí)施會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證未實(shí)現(xiàn)電子化：

電子發(fā)票以電子形式移交會(huì)計(jì)檔案管理人員保存，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時(shí)，建立電子發(fā)票臺(tái)賬或者目錄，臺(tái)賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

此外,保存電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用多重備份、定期檢測(cè)等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會(huì)丟失并能被讀取。

納稅人收到增值稅電子專票時(shí)需注意：

1、在總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)下載OFD閱覽器，用閱覽器可打開(kāi)電子專票。

2、根據(jù)有關(guān)規(guī)定，電子專票采用電子簽名代替印章。

3、電子專票在發(fā)票監(jiān)制章上鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊驗(yàn)證，驗(yàn)證結(jié)果“該簽章有效”等字樣，說(shuō)明此專票有效且未被篡改。

4、該專票對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)如屬可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額事項(xiàng)，在勾選平臺(tái)勾選確認(rèn)申報(bào)抵扣，這一點(diǎn)與傳統(tǒng)紙票沒(méi)有區(qū)別。

5、由于電子發(fā)票的特性，在發(fā)生銷貨退回、開(kāi)票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止、銷售折讓等情形時(shí)，只能開(kāi)具紅字電子專票，不支持作廢。

納稅人關(guān)于電子發(fā)票常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題：

01

紙質(zhì)打印件能否單獨(dú)作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)？

不能。根據(jù)財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)的規(guī)定，各單位無(wú)論采用何種報(bào)銷、入賬方式，只要接收的是電子專票，則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。

02

以電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔，是否需要?dú)w檔電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件？

分情況，相關(guān)法律對(duì)電子發(fā)票的管理提出了較為嚴(yán)格的要求，只有達(dá)到相應(yīng)要求，才可以只歸檔電子發(fā)票，一般企業(yè)是達(dá)不到對(duì)應(yīng)要求的，此時(shí)收到電子發(fā)票，電子文件和打印的紙質(zhì)文件，均要?dú)w檔保存。

依據(jù)：財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)文第三條和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條 

03

如何防范電子專票的紙質(zhì)打印件重復(fù)報(bào)銷入賬？

電子專票的紙質(zhì)打印件無(wú)防偽功能，很容易重復(fù)入賬，解決辦法：

（1）如果使用了財(cái)務(wù)軟件，可使用財(cái)務(wù)軟件相關(guān)功能。

（2）如果未使用財(cái)務(wù)軟件，可用電子表格建立臺(tái)賬，報(bào)銷時(shí)查詢是否已報(bào)銷過(guò)。

04

能用截圖或照片作為增值稅電子發(fā)票原件入賬或保存嗎？

電子發(fā)票原件是指由開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)出的，具有多重電子防偽技術(shù)的pdf或者ofd格式文件。電子發(fā)票原件進(jìn)行復(fù)制，郵箱傳輸，通訊軟件傳輸都不影響發(fā)票原件的內(nèi)容；但將發(fā)票通過(guò)轉(zhuǎn)換成圖片、拍照、截圖或打印后掃描等方式形成的圖片、文檔、PDF等格式的文件都不是有效的電子發(fā)票原件，不能代替電子發(fā)票原件進(jìn)行入賬、歸檔。